Communication

Se noyer dans un verre d’emails

je ne saurais dater quand exactement j’ai commencé à m’intéresser à la gestion de mes emails, mais je sais par contre que je me suis plongée dedans lorsque j’ai compris le gain de temps et d’efficacité que cela me procurait. C’est donc probablement au début de ma carrière, à Dubaï, lorsque bien que satisfaite de mon travail je n’avais en tête que d’en sortir au plus vite pour participer aux joyeuses soirées dubaïotes quotidiennes.

Je suis maintenant très spécifique sur la façon dont je range mes emails, sur ce que je garde dans mon inbox (max 30 emails), et comment je le codifie en couleurs (en général rouge = à traiter, bleu = à suivre et jaune = à ranger, en gros), ce qui met en valeur l’urgence des dossiers actuels. Je suis en tout cas experte pour retrouver n’importe quel email dans la seconde et pouvoir y adjoindre toute correspondance qui lui est liée de près ou de loin. Et j’ai aussi comme idée, à priori, de toujours prendre connaissance de chaque email au moment où je les reçois, même si je ne les lis pas entièrement, pour pouvoir les catégoriser au plus vite et être dans l’instantané de chaque dossier. Je dis « à priori » car je me réserve aussi des plages horaires où toutes mes boites emails ou notifications téléphoniques sont complètement coupées pour pouvoir travailler efficacement sur des dossiers.

Cela m’a certes fait gagner de très précieuses heures d’Happy Hours, ce qui en soit est hautement respectable. Mais ça m’a surtout permis de me différencier le plus clairement possible de désastres organisationnels que j’ai pu croiser sur ma route.

Je pense à Katherine, directrice commerciale d’une des boites dans les cosmétiques pour laquelle j’ai travaillé: SOQ. Si nous la croisions dans un couloir et lui parlions du dernier « hot topic » dont il était question par email, elle n’était jamais au courant de rien… Je l’accompagnais alors dans son bureau, à sa demande, puis elle mettait ses lunettes sur le bout de son nez, soupirait et se voûtait sur son ordinateur comme si elle partait en exploration dans une cave enfouie. Étrangement son premier réflexe était alors de faire défiler ses emails à toute allure , comme si c’était la solution idéale pour trouver un email récent. Lorsque, finalement, elle trouvait un email qui parlait de notre sujet elle me le lisait à voix haute et ponctuait sa lecture d’un « donc voilà, on en est là ». Il y avait alors ce petit moment de flottement où je rêvais de lui dire « Mais non Katherine, on n’en est pas là du tout enfin, ça c’est un email de lundi, on est jeudi aprem, y’a eu environ 139 emails depuis, le projet a été chamboulé du tout au tout, mais enfin 4 jours dans la vie d’un projet chez SOQ c’est un peu comme une nouvelle ère géologique! ». Je me revois néanmoins lui suggérer de la façon la plus douce possible de faire un tri par conversation histoire d’y voir plus clair. Elle m’a regardé comme si je lui parlais en créole mauricien et a tourné vers moi son écran d’ordi, admettant ainsi qu’elle ne savait pas faire. C’est alors que mon œil a été attiré par cette information: Katherine avait 8 957 emails non lus.

8 957 emails non lus. Je suis resté hébétée. Ah oui et tout était dans son inbox hein, ce n’est pas comme si elle avait un dossier « à lire plus tard » qui aurait pu contenir tous ces emails. Je sais à quel point on reçoit parfois (souvent) en entreprise un nombre tout bonnement ridicule d’emails, mais en avoir 8 957 non lus veut dire qu’on ne les lit pas systématiquement pour au moins les effacer. Et donc qu’on ne peut différencier ce sur quoi on doit travailler de ce qui est à mettre de côté. Je n’ai compris que plus tard que Katherine était la première personne en burn-out flagrant que j’avais vu dans ma carrière. Elle n’est pas restée longtemps dans la compagnie et avait pour projet ensuite de se recentrer sur elle, j’en étais ravie pour elle, c’était une personne sinon très attachante.

Mais je pense aussi à Karim qui a aussi plusieurs milliers d’emails non lus et ne répond jamais à ses emails. Que ce soit de ses subordonnés hiérarchiques, des fournisseurs, de clients potentiels. Quel message renvoie-t’on, ne serait-ce qu’à un collègue qui a travaillé sur un projet ou qui envoie une analyse ou propose de faire une étude, qui se paie même le luxe de renvoyer un mot s’assurant que son email a bien été reçu, lorsqu’on ne répond jamais?

Cette personne ne peut que se dire que son travail ne mérite pas de réponse, ou qu’il est très mauvais mais sans savoir pourquoi, soit elle se dit qu’elle a le manager le moins organisé du monde. Dans tous les cas ni motivant ni un exemple à suivre!

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